Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych netto w Środowiskowym Domu Samopomocy „Promyczek”

Załącznik do zarządzenia nr ….. Dyrektora Środowiskowego Domu Samopomocy „Promyczek” w Kędzierzynie – Koźlu  z dnia …..

 REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ KWOTY 130 000 ZŁOTYCH NETTO
W ŚRODOWISKOWYM DOMU SAMOPOMOCY „PROMYCZEK”

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:

1. zamawiającym – należy przez to rozumieć Środowiskowy Dom Samopomocy „Promyczek”;
2. pracowniku merytorycznym – należy przez to rozumieć specjalistę ds. kadrowo-księgowych lub innego wyznaczonego przez Dyrektora pracownika;
3. cenie  – należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust.1 pkt. 1 i ust. 2 ustawy
   z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu ocenach towarów i usług, nawet jeżeli jest płacona na rzecz osoby niebędącej przedsiębiorcą;
4. dostawach – należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr;
5. usługach – należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy;
6. robotach budowlanych – należy przez to rozumieć roboty w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych;
7. najkorzystniejszej ofercie – należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia albo ofertę z najniższą ceną;
8. regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy dokument;
9. wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia;
10. zamówieniach – należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane;
11. ustawie Pzp – należy przez to rozumieć ustawę z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych;
12. planie zamówień – należy przez to rozumieć plan zamówień publicznych (bagatelnych) zamawiającego na dany rok budżetowy, których wartość jest większa niż 50 000,00 zł netto, ale mniejsza niż 130 000,00 zł netto,
13. planie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego – należy przez to rozumieć plan postępowań o udzielenie  zamówień publicznych, realizowanych zgodnie z ustawą Pzp, których przeprowadzenie przewidywane jest w danym roku budżetowym (obowiązek sporządzenia i opublikowania planu wynika z art. 23 ustawy Pzp) – natomiast u Zamawiającego w związku z treścią art. 2 ust. 1 ustawy Pzp nie występuje obowiązek sporządzania postępowań, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 130 000,00 zł;
14. zamówieniach bagatelnych – należy przez to rozumieć zamówienia klasyczne, których wartość bez podatku od towarów i usług dotycząca jednorazowego zakupu jest mniejsza niż 130 000 zł, nie mniejsza jednak niż 50 000 zł;
15. zakup jednorazowy – to zakup realizowany jeden raz w roku budżetowym u konkretnego zamawiającego;
16. ŚDS „Promyczek” – należy przez to rozumieć Środowiskowy Dom Samopomocy „Promyczek” w Kędzierzynie – Koźlu.

§ 2

1. Niniejszy regulamin określa wewnętrzną organizację

- przygotowania i przeprowadzenia postępowania w sprawach o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane,

- zasad udzielania zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej 130 000 złotych netto.

1. Regulamin reguluje realizację zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych zwanych w dalszej treści zamówieniami, określając zakres, kryteria, zasady oraz organizację udzielania zamówień, konkursów, których wartość szacunkowa w skali roku jest mniejsza niż 130 000,00 zł bez podatku od towarów
   i usług, czyli netto.
2. Wydatkując środki publiczne należy kierować się zasadą celowości, oszczędności
   i zasadą uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, a także w sposób umożliwiający terminową realizację zadania zgodnie z zasadami określonymi w art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych.
3. Udzielanie zamówień publicznych jest dopuszczalne jedynie w granicach wydatków, które zostały ujęte w planie wydatków.
4. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują wyłącznie osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.
5. Regulamin nie ma zastosowania, jeżeli zamówienie udzielane jest przy zastosowaniu procedur opisanych w ustawie Pzp.

§ 3

Planowanie, przygotowanie i przeprowadzenie postępowania

1. Specjalista ds. kadrowo – księgowych przygotowuje roczny plan zamówień publicznych (bagatelnych) o wartości większej niż 50 000,00 zł netto, nieprzekraczającej 130 000,00 zł netto – każdego roku oraz roczny plan postępowań o udzielenie zamówienia – w razie takiej konieczności.
2. Plany, o których mowa w ust. 1 przedkładane są do akceptacji Dyrektora, najpóźniej do 5 stycznia każdego roku budżetowego, a jeżeli dzień ten przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy.
3. Plan zamówień publicznych nie podlega publikacji.
4. Zaakceptowany plan postępowań o udzielenie zamówienia podlega publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej Zamawiającego, na zasadach i w terminie określonym zgodnie z art. 23 ustawy Pzp.
5. Plany, o których mowa w ust. 1 są wiążące dla Zamawiającego. Udzielenie zamówień nieprzewidzianych na etapie planowania wymaga aktualizacji planu zamówień lub planu postępowań o udzielenie zamówienia. Aktualizacja planu wymaga uzasadnienia, którego treść powinna potwierdzać nieprzewidywalność zamówienia. Aktualizację planów zamówień oraz planów postępowań zatwierdza dyrektor.
6. W przypadku aktualizacji planu postępowań o udzielenie zamówienia Specjalista ds. kadrowo – księgowych zobowiązany jest do zamieszczenia o tym informacji w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej Zamawiającego.
7. Postępowanie o udzielenie zamówienia przygotowuje i przeprowadza Specjalista ds. kadrowo – księgowych ŚDS „Promyczek”.
8. Pracownik przeprowadzający zamówienie ponosi pełną odpowiedzialność w tym zakresie.
9. Pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia bezstronnie, obiektywnie, starannie, zgodnie
   z obowiązującymi przepisami prawa rozeznaje, przygotowuje i przeprowadza postępowanie
   o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.
10. Przystępując do udzielenia zamówienia, należy ustalić jego wartość szacunkową z należytą starannością.
11. Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia dokonuje Specjalista ds. kadrowo – księgowych ŚDS „Promyczek” lub inny pracownik merytoryczny wyznaczony przez Dyrektora. Szacowanie wartości zamówienia należy udokumentować załączając do dokumentacji zamówienia dowody szacowania, którymi mogą być w szczególności:

1. oferty cenowe podmiotów działających na rynku;
2. wydruki ze stron internetowych zawierających ceny usług i towarów;
3. kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujące analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartość zamówienia;
4. notatkę służbową z przeprowadzonych rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami / dostawcami;
5. szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi, np.
   w formie kosztorysu inwestorskiego.

§ 4

Procedura udzielenia zamówienia o wartości mniejszej od kwoty 25 000,00 zł netto

1. Dla zamówień o wartości mniejszej od kwoty 25 000,00 zł netto pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia działa bezstronnie, obiektywnie, starannie, w sposób celowy i oszczędny, zgodnie z obowiązującymi przepisami kierując się zasadą należytej staranności i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów stosując procedurę „z wolnej ręki”.
2. W przypadku zamówień na roboty budowlane udzielenie zamówienia odbywa się poprzez zawarcie pisemnej umowy, bez względu na wartość zamówienia.
3. W przypadku zamówień na usługi i dostawy o wartości netto nieprzekraczającej 25 000,00 zł zawarcie umowy w formie pisemnej z wykonawcą nie jest wymagane. W takim przypadku wystarczające jest potwierdzenie poniesienia wydatku w oparciu o fakturę / rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej.

§ 5

Procedura udzielenia zamówienia o wartości od 25 000,01 zł netto do 50 000,00 zł netto

1. Dla zamówień o wartości mniejszej od kwoty 50 000,00 zł netto większej niż 25 000,00 zł netto pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia działa bezstronnie, obiektywnie, starannie,
   w sposób celowy i oszczędny, zgodnie z obowiązującymi przepisami kierując się zasadą należytej staranności i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów stosując procedurę udzielenia zamówienia w wyniku „rozeznania rynku”.
2. Procedurę udzielenia zamówienia w wyniku „rozeznania rynku” rozpoczyna rozeznanie rynku: telefonicznie, pocztą elektroniczną (e-mail), pisemnie, poprzez portale www, zapraszając do składania ofert wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia lub drukując oferty z portalu www, strony internetowej bądź poprzez porównanie cen bezpośrednio w punktach sprzedaży. Dopuszczalne są wszystkie formy jednocześnie.
3. Z przeprowadzonego rozeznania rynku sporządza się notatkę zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Regulaminu.
4. Zamówienia udziela się wykonawcy, który przedstawił ofertę najkorzystniejszą z punktu widzenia założonych kryteriów oceny.
5. Dyrektor zatwierdza celowość zamówienia / zlecenia zakupu podpisując formularz stanowiący Załącznik  nr 2 do Regulaminu.
6. Zamówienia udziela się:

• na dostawy i usługi w formie pisemnego zlecenia za pomocą formularza zamówienia stanowiącego Załącznik nr 2 lub umowy,
• na roboty budowlane w formie pisemnej umowy.

§ 6

Procedura udzielenia zamówienia o wartości od 50 000,01 zł netto do 130 000,00 zł netto

1. Rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego następuje na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora wniosku o wszczęcie postępowania, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Regulaminu. Wniosek winien być sporządzony przez pracownika odpowiedzialnego za przeprowadzenie postępowania, zaakceptowany przez Dyrektora ŚDS. Wniosek musi być zaakceptowany przez głównego księgowego jednostki.
2. Wniosek winien zawierać w szczególności:

1. krótki opis przedmiotu zamówienia,
2. ustaloną przez pracownika odpowiedzialnego wartość szacunkową przedmiotu zamówienia,
3. przewidywany termin realizacji zamówienia.

1. Jeżeli wniosek dotyczy zamówienia publicznego, którego realizacja nastąpi etapami, powinien on obejmować koszty niezbędne do wykonania całego zadania.
2. W celu udzielenia zamówienia publicznego należy przeprowadzić procedurę wyboru wykonawcy, w szczególności w zakresie ceny, gwarancji jakości usług, przesyłając zapytanie ofertowe do co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców.
3. Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności:

1. opis przedmiotu zamówienia,
2. opis kryteriów wyboru wykonawcy,
3. warunki realizacji zamówienia,
4. termin i sposób przekazania oferty przez wykonawcę.

1. Zapytanie ofertowe, o którym mowa w ust. 5 sporządza się wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do niniejszego regulaminu.
2. Potwierdzeniem uzyskania informacji jest w szczególności: pismo lub e-mail od wykonawcy. Dokumenty te powinny wskazywać nazwę i adres wykonawcy, przedmiot zamówienia, warunki wykonywania zamówienia, a w szczególności cenę, a także nazwisko osoby udzielającej informacji.
3. Kryteriami wyboru wykonawcy są cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności: jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, aspekty społeczne, aspekty innowacyjne, koszty eksploatacji, serwis, termin wykonania zamówienia, doświadczenie wykonawcy, poziom wiedzy specjalistycznej wykonawcy.
4. Spośród wykonawców, od których uzyskano informacje, pracownik odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania wybiera wykonawcę, któremu zostanie udzielone zamówienie publiczne po akceptacji Dyrektora.
5. Z postępowania należy sporządzić protokół wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do Regulaminu, dokumentując przeprowadzone czynności wrazz uzasadnieniem wyboru wykonawcy.
6. Z wybranym wykonawcą zawiera się umowę w formie pisemnej. Projekt umowy sporządza pracownik merytorycznie odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania.
7. Projekt umowy powinien w szczególności zawierać:

1. datę i miejsce zawarcia, precyzyjne oznaczenie stron oraz przedmiotu umowy,
2. cenę, warunki gwarancji, postanowienie o karach umownych lub innym sposobie zabezpieczenia interesów zamawiającego,
3. sposób i termin zapłaty ceny.

1. Po zakończeniu postępowania na realizację danego zamówienia dokonuje się wpisu zamówienia do rejestru zamówień prowadzonego przez ŚDS „Promyczek”. Wzór rejestru stanowi Załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu.

§ 7

1. W toku postępowania o udzielenia zamówienia Dyrektor może wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień, uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie.
2. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty
   o takiej samej cenie lub koszcie zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen lub kosztów wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
3. Dyrektor unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia bez dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty, jeżeli:

• nie złożono żadnej oferty lub złożone oferty są niezgodne z treścią zapytania,
• cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający przeznaczył na realizację zamówienia,
• wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć.

1. Przepisy ust. 1 – 4 stosuje się odpowiednio do postepowań przewidzianych w § 4 -5 niniejszego regulaminu.

§ 8

1. Procedur udzielania zamówień określonych w § 4 – 6 niniejszego regulaminu nie stosuje się
   w uzasadnionym przypadku za pisemną zgodą Dyrektora, w szczególności w przypadku zamówień:

• związanych z koniecznością usunięcia awarii, związanych z ograniczeniem skutków zdarzenia losowego, którego nie można było przewidzieć, w szczególności zagrażających bezpośrednio życiu lub zdrowiu
• związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów,
• w zakresie działalności twórczej, artystycznej, kulturalnej,
• wyjątkową sytuację, której nie dało się przewidzieć, wymagającą natychmiastowego wykonania zamówienia,
• prac zleconych osobom fizycznym w ramach zawieranych umów zleceń i umów o dzieło,
• dotyczących usług opartych na szczególnym zaufaniu wynikającym z charakteru powierzonych spraw, jak również z konieczności zapewnienia ciągłości i terminowości realizacji zadań, np. obsługa prawna, usługi notarialne, audyty, usługi pocztowe, usługi telekomunikacyjne, usługi szkoleniowe lub edukacyjne, dostawy wody, gazu, ciepła, energii elektrycznej i odprowadzanie ścieków.

1. Zgodę na udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1 wyraża Dyrektor na pisemny wniosek pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wniosek ten winien zawierać stosowne uzasadnienie. Zamówienia udziela się wykonawcy świadczącemu przedmiotową dostawę lub usługę w trybie „z wolnej ręki”.
2. Procedur udzielania zamówień określonych w § 4 – 6 niniejszego regulaminu nie stosuje się także w przypadku zamówień dotyczących środków czystości, drobnych artykułów przemysłowych, materiałów biurowych, materiałów do terapii zajęciowej, artykułów do treningu kulinarnego itp. Zakupu dokonuje się w trybie „z wolnej ręki”. Dyrektor zatwierdza celowość zamówienia / zlecenia zakupu podpisując formularz stanowiący załącznik nr 2 do regulaminu.

§ 9

1. Nadzór nad przestrzeganiem Regulaminu powierza się Dyrektorowi ŚDS „Promyczek”.
2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy ustawy Pzp, akty wykonawcze do ustawy Pzp, Kodeks cywilny, ustawa o finansach publicznych oraz inne przepisy obowiązującego prawa.

Anna Brągiel

Dyrektor ŚDS „Promyczek”